helm/mowgli/home/xml/proposal/project-management.xml

   1 <?xml version="1.0"?>
   2
   3 <!DOCTYPE management [
   4  <!ELEMENT management (head-links,introduction,main,other-infos,tail-links)>
   5  <!ELEMENT main (project-manager,exploitation-manager,
   6                  work-package-leaders,
   7                  technical-contributors,
   8                  project-coordination-committee,
   9                  project-exploitation-board,
  10                  work-package-teams)>
  11  <!ELEMENT project-coordination-committee (chair,member+,mandate)>
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  15
  16  <!ELEMENT project-manager (mandate)>
  17  <!ATTLIST project-manager
  18            site CDATA #REQUIRED
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  20
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  22  <!ATTLIST exploitation-manager
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  25
  26  <!ELEMENT work-package-teams (mandate)>
  27
  28  <!ELEMENT chair EMPTY>
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  32
  33  <!ELEMENT member EMPTY>
  34  <!ATTLIST member
  35            site CDATA #REQUIRED
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  37
  38  <!ELEMENT mandate (#PCDATA)>
  39
  40  <!ELEMENT introduction (p|dl|ul)*>
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  43  <!ELEMENT tail-links (p|dl|ul)*>
  44
  45
  46  <!-- A subset of XHTML -->
  47  <!ELEMENT p (#PCDATA|em|a)*>
  48  <!ELEMENT em (#PCDATA)>
  49  <!ELEMENT a (#PCDATA)>
  50  <!ATTLIST a
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  59  <!ELEMENT h2 (#PCDATA)>
  60 ]>
  61
  62 <management>
  63  <head-links>
  64   <table width="550">
  65     <tr>
  66      <td>
  67       <a href="project-objectives.html" target="content"><img src="./../../images/PreviousArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Previous Page"/></a>
  68      </td>
  69      <td>
  70       <a href="../project.html" target="content">Index</a>
  71      </td>
  72      <td>
  73       <a href="contribution.html" target="content"><img src="./../../images/NextArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Next Page"/></a>
  74      </td>
  75     </tr>
  76    </table>
  77    <br/>
  78  </head-links>
  79  <introduction>
  80   <h1>Project Management</h1>
  81   <p>The Project management will be assured by the following relevant
  82      roles:</p>
  83   <ol>
  84    <li>Project Manager</li>
  85    <li>Exploitation manager</li>
  86    <li>Work-package Leaders</li>
  87    <li>Technical Contributors</li>
  88   </ol>
  89   <p>and by the following Project Bodies:</p>
  90   <ol>
  91    <li>Project Coordination Committee (PCC)</li>
  92    <li>Project Exploitation Board</li>
  93    <li>Work-package Teams.</li>
  94   </ol>
  95  </introduction>
  96  <main>
  97   <project-manager site="bologna" file="asperti">
  98    <mandate>
  99     The mandate of the Project Manager is to represent the Project, report to
 100     the Commission, monitor overall performance of the project, ensure
 101     accomplishment of the technical objectives, promote project visibility,
 102     promote dissemination of project results in the relevant international
 103     forums, promote acceptance of project results, administer
 104     project resources and monitor project spending.
 105    </mandate>
 106   </project-manager>
 107   <exploitation-manager site="aei" file="wegner">
 108    <mandate>
 109     He is responsible for coordinating exploitation activities undertaken
 110     by the Project Exploitation Board (PEB) in close cooperation with the
 111     Project Coordination Committee (PCC).
 112    </mandate>
 113   </exploitation-manager>
 114   <work-package-leaders>
 115    <mandate>
 116     They are responsible for the performance of
 117     Work-packages, and they must be committed to the Work-package for at
 118     least five man months per year.
 119    </mandate>
 120   </work-package-leaders>
 121   <technical-contributors>
 122    <mandate>
 123     Technical Contributors are specialised
 124     staff provided by the partners. They could be either people active on
 125     a stable basis into a Work-package, or people who contribute from time
 126     to time on specific tasks related to the work-plan (external
 127     contributors).
 128    </mandate>
 129   </technical-contributors>
 130   <project-coordination-committee>
 131    <chair site="bologna" file="asperti"/>
 132    <member site="bologna" file="asperti"/>
 133    <member site="dfki" file="kohlhase"/>
 134    <member site="nijmegen" file="geuvers"/>
 135    <member site="aei" file="schutz"/>
 136    <member site="trusted-logic" file="loiseaux"/>
 137    <member site="inria" file="rideau"/>
 138    <mandate>
 139     The PCC is chaired by the Project
 140     Manager and constituted by one representative from each Partner, and
 141     is the main decision body of the Consortium. It is in charge
 142     of all formal decisions regarding technical direction of the work,
 143     proper interrelation between Work-packages,
 144     relations with IST Office, policies for promotion of results,
 145     administrative arrangements.
 146    </mandate>
 147   </project-coordination-committee>
 148   <project-exploitation-board>
 149    <chair site="aei" file="wegner"/>
 150    <member site="bologna" file="asperti"/>
 151    <member site="dfki" file="moschner"/>
 152    <member site="nijmegen" file="geuvers"/>
 153    <member site="aei" file="wegner"/>
 154    <member site="trusted-logic" file="loiseaux"/>
 155    <member site="inria" file="herbelin"/>
 156    <mandate>
 157     The PEB is chaired by the
 158     Project Exploitation Manager, and composed by the Exploitation
 159     Managers of each partner. It monitors the state of the art in
 160     the domains of content-based information technologies, W3C activities,
 161     Web publishing, and digital libraries. It is responsible for
 162     planning the dissemination and exploitation strategies for the
 163     consortium, to be approved by the PCC.
 164    </mandate>
 165   </project-exploitation-board>
 166   <work-package-teams>
 167    <mandate>
 168     They are constituted of the technical contributors.
 169     Each team is chaired by a Work-package Leader, and it is in
 170     charge of carrying out the technical work described in
 171     each Work-Package.
 172    </mandate>
 173   </work-package-teams>
 174  </main>
 175  <other-infos>
 176   <h2>Decision Process</h2>
 177   <p>Decisions is normally taken by seeking consensus. However,
 178      after a reasonable amount of time has been allowed to illustrate
 179      and defend of conflicting positions, in order to avoid deadlock
 180      in project operational progress, the approval of two-third majority
 181      of the partners is sufficient. If the decision being taken
 182      is unacceptable
 183      to partners found in the minority positions, the resolution of the
 184      conflict will be elevated to each partner's higher executive level.
 185      If no resolution is possible, than the standard ``red flag'' procedure
 186      will be used, as a last resort. Either the PCC or the Project Manager
 187      can initiate the conflict resolution procedure.</p>
 188
 189   <h2>Information Flow</h2>
 190   <p>Information flow within the Project is ensured by exchange of
 191      internal technical papers, notification of relevant new publications
 192      technologies or standards, and reports from external meetings.
 193      All technical documentation generated by the project should be
 194      exchangeable in electronic format, according to a set of guidelines
 195      agreed at project start-up. The project Manager enforces
 196      adherence to these guidelines. Only strictly formal correspondence
 197      is exchanged by ordinary mail and telefax. Urgent correspondence
 198      over e-mail is sent with a request for explicit acknowledgement.</p>
 199   <p>The Coordinating Partner is responsible to prepare and maintain
 200      a Web page of the project and a CVS repository (also available via Web).
 201      The CVS repository is meant to keep the trace of the overall
 202      progress of the Project, and it is used by the PCC to monitor
 203      the state of advancement of the work. Each partner periodically
 204      submit reports to the prime contractor, listing all technical
 205      contributions, publications, meeting attendance and other information
 206      which may help in understanding the provided effort and cost figures.</p>
 207   <p>The Project has established a high quality Web site for internal and
 208      external communications. It has been operational as from one month of
 209      the commencement date and will be maintained during the project duration.
 210      The ``members only'' area includes e.g. all private deliverables,
 211      progress and management reports, and cost statements. The open area
 212      includes the project presentation as defined in Appendix 2 of the
 213      ``Guidelines
 214      for Contract Preparation'' document, all public deliverables, and any
 215      relevant information suggested by the Project Exploitation Board.</p>
 216
 217   <h2>Quality Procedures</h2>
 218   <p>For all deliverables, the following review procedure
 219      is adopted: release by the Work-Package Leader, two-week review
 220      period for comments by the PCC, two-week amendment period to incorporate
 221      PCC recommendations, one-week balloting period for approval by the
 222      PCC.</p>
 223
 224   <h2>Confidentiality and IPR handling</h2>
 225   <p>Matters related to Confidentiality and IPR handling have been defined
 226      in the ``Consortium Agreement''. As regards literature papers
 227      originated from work in the Project, there are two
 228      categories of papers:</p>
 229   <ol>
 230    <li>Project Endorsed Publications, requiring notification and approval by
 231        the PCC.</li>
 232    <li>Project-related publications, only requiring notification to
 233        the PCC. They must contain an acknowledgement of support by the
 234        project Consortium and, if required by the PCC, a disclaimer that
 235        the views are not necessarily those of the Consortium.</li>
 236   </ol>
 237   <p>Concerning possible contributions to Standards, they are
 238      directly submitted by project members.</p>
 239  </other-infos>
 240  <tail-links>
 241   <br/>
 242   <table width="550">
 243    <tr>
 244     <td>
 245      <a href="project-objectives.html" target="content"><img src="./../../images/PreviousArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Previous Page"/></a>
 246     </td>
 247     <td>
 248      <a href="../project.html" target="content">Index</a>
 249     </td>
 250     <td>
 251      <a href="contribution.html" target="content"><img src="./../../images/NextArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Next Page"/></a>
 252     </td>
 253    </tr>
 254   </table>
 255  </tail-links>
 256 </management>