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   3 <html>
   4  <head>
   5    <title>Project Management</title>
   6  </head>
   7  <body>
   8   <h1>Project Management</h1>
   9   <p>The Project management will be assured by the following relevant
  10      roles:</p>
  11   <ol>
  12    <li>Project Manager</li>
  13    <li>Exploitation manager</li>
  14    <li>Work-package Leaders</li>
  15    <li>Technical Contributors</li>
  16   </ol>
  17   <p>and by the following Project Bodies:</p>
  18   <ol>
  19    <li>Project Coordination Committee (PCC)</li>
  20    <li>Project Exploitation Board</li>
  21    <li>Work-package Teams.</li>
  22   </ol>
  23   <dl>
  24    <dt>Project Manager</dt>
  25    <dd>The mandate of the Project Manager is
  26        to represent the Project, report to the Commission, monitor
  27        overall performance of the project, ensure accomplishment
  28        of the technical objectives, promote project visibility,
  29        promote dissemination of project results in the relevant international
  30        forums, promote acceptance of project results, administer
  31        project resources and monitor project spending.</dd>
  32
  33    <dt>Exploitation Manager</dt>
  34    <dd>S/he will be responsible for coordinating
  35        exploitation activities undertaken by the Project Exploitation Board
  36        (PEB) in close cooperation with the Project Coordination Committee
  37        (PCC).</dd>
  38
  39    <dt>Work-package Leaders</dt>
  40    <dd>They are responsible for the performance of
  41        Work-packages, and they must be committed to the Work-package for at
  42        least five man months per year.</dd>
  43
  44    <dt>Technical Contributors</dt>
  45    <dd>Technical Contributors are specialised
  46        staff provided by the partners. They could be either people active on
  47        a stable basis into a Work-package, or people who contribute from time
  48        to time on specific tasks related to the work-plan (external
  49        contributors).</dd>
  50
  51    <dt>Project Coordination Committee</dt>
  52    <dd>The PCC is chaired by the Project
  53        Manager and constituted by one representative from each Partner, and
  54        is the main decision body of the Consortium. It is in charge
  55        of all formal decisions regarding technical direction of the work,
  56        proper interrelation between Work-packages,
  57        relations with IST Office, policies for promotion of results,
  58        administrative arrangements. In view of minimising management overhead
  59        and project costs, partners providing the Project Manager,
  60        and the Work-packages Leaders are required to appoint the same
  61        person as their official representative in the Project
  62        Coordination Committee.</dd>
  63
  64    <dt>Project Exploitation Board</dt>
  65    <dd>The PEB will be chaired by the
  66        Project Exploitation Manager, and composed by the Exploitation
  67        Managers of each partner. It will monitor the state of the art in
  68        the domains of content-based information technologies, W3C activities,
  69        Web publishing, and digital libraries. It will be responsible for
  70        planning the dissemination and exploitation strategies for the
  71        consortium, to be approved by the PCC.</dd>
  72
  73    <dt>Work-package Teams</dt>
  74    <dd>They are constituted of the technical contributors.
  75        Each team will be chaired by a Work-package Leader, and it will be in
  76        charge of carrying out the technical work described in Section
  77        \ref{Workpackages}.</dd>
  78   </dl>
  79
  80   <h2>Decision Process</h2>
  81   <p>Decisions will normally be taken by seeking consensus. However,
  82      after a reasonable amount of time has been allowed to illustrate
  83      and defend of conflicting positions, in order to avoid deadlock
  84      in project operational progress, the approval of two-third majority
  85      of the partners will be sufficient. If the decision being taken
  86      is unacceptable
  87      to partners found in the minority positions, the resolution of the
  88      conflict will be elevated to each partner's higher executive level.
  89      If no resolution is possible, than the standard ``red flag'' procedure
  90      will be used, as a last resort. Either the PCC or the Project Manager
  91      can initiate the conflict resolution procedure.</p>
  92
  93   <h2>Information Flow</h2>
  94   <p>Information flow within the Project will be ensured by exchange of
  95      internal technical papers, notification of relevant new publications
  96      technologies or standards, and reports from external meetings.
  97      All technical documentation generated by the project should be
  98      exchangeable in electronic format, according to a set of guidelines
  99      to be agreed at project start-up. The project Manager will enforce
 100      adherence to these guidelines. Only strictly formal correspondence
 101      will be exchanged by ordinary mail and telefax. Urgent correspondence
 102      over e-mail will be sent with a request for explicit acknowledgement.</p>
 103   <p>The Coordinating Partner will be responsible to prepare and maintain
 104      a Web page of the project and a CVS repository (also available via Web).
 105      The CVS repository is meant to keep the trace of the overall
 106      progress of the Project, and it will be used by the PCC to monitor
 107      the state of advancement of the work. Each partner periodically
 108      submit reports to the prime contractor, listing all technical
 109      contributions, publications, meeting attendance and other information
 110      which may help in understanding the provided effort and cost figures.</p>
 111   <p>The Project will establish a high quality Web site for internal and
 112      external communications. It will be operational as from one month of
 113      the commencement date and will be maintained during the project duration.
 114      The ``members only'' area will include e.g. all private deliverables,
 115      progress and management reports, and cost statements. The open area will
 116      include
 117      the project presentation as defined in Appendix 2 of the ``Guidelines
 118      for Contract Preparation'' document, all public deliverables, and any
 119      relevant information suggested by the Project Exploitation Board.</p>
 120
 121   <h2>Quality Procedures</h2>
 122   <p>For all deliverables, the following review procedure
 123      will be adopted: release by the Work-Package Leader, two-week review
 124      period for comments by the PCC, two-week amendment period to incorporate
 125      PCC recommendations, one-week balloting period for approval by the
 126      PCC.</p>
 127
 128   <h2>Confidentiality and IPR handling</h2>
 129   <p>Matters related to Confidentiality and IPR handling will be defined
 130      in the ``Consortium Agreement''. As regards literature papers
 131      originated from work in the Project, there will be two
 132      categories of papers:</p>
 133   <ol>
 134    <li>Project Endorsed Publications, requiring notification and approval by
 135        the PCC.</li>
 136    <li>Project-related publications, only requiring notification to
 137        the PCC. They must contain an acknowledgement of support by the
 138        project Consortium and, if required by the PCC, a disclaimer that
 139        the views are not necessarily those of the Consortium.</li>
 140   </ol>
 141   <p>Concerning possible contributions to Standards, they will be
 142      directly submitted by project members.</p>
 143  </body>
 144 </html>