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   2
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   4
   5 <html>
   6  <head>
   7    <title>Project Management</title>
   8  </head>
   9  <body>
  10
  11  <table width="550">
  12    <tr>
  13     <td>
  14      <a href="project-objectives.html" target="content"><img src="./../../images/PreviousArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Previous Page"/></a>
  15     </td>
  16     <td>
  17      <a href="proposal-index.html" target="content">Index</a>
  18     </td>
  19     <td>
  20      <a href="contribution.html" target="content"><img src="./../../images/NextArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Next Page"/></a>
  21     </td>
  22    </tr>
  23   </table>
  24
  25   <br/>
  26
  27   <h1>Project Management</h1>
  28   <p>The Project management will be assured by the following relevant
  29      roles:</p>
  30   <ol>
  31    <li>Project Manager</li>
  32    <li>Exploitation manager</li>
  33    <li>Work-package Leaders</li>
  34    <li>Technical Contributors</li>
  35   </ol>
  36   <p>and by the following Project Bodies:</p>
  37   <ol>
  38    <li>Project Coordination Committee (PCC)</li>
  39    <li>Project Exploitation Board</li>
  40    <li>Work-package Teams.</li>
  41   </ol>
  42   <dl>
  43    <dt>Project Manager</dt>
  44    <dd>The mandate of the Project Manager is
  45        to represent the Project, report to the Commission, monitor
  46        overall performance of the project, ensure accomplishment
  47        of the technical objectives, promote project visibility,
  48        promote dissemination of project results in the relevant international
  49        forums, promote acceptance of project results, administer
  50        project resources and monitor project spending.</dd>
  51
  52    <dt>Exploitation Manager</dt>
  53    <dd>S/he will be responsible for coordinating
  54        exploitation activities undertaken by the Project Exploitation Board
  55        (PEB) in close cooperation with the Project Coordination Committee
  56        (PCC).</dd>
  57
  58    <dt>Work-package Leaders</dt>
  59    <dd>They are responsible for the performance of
  60        Work-packages, and they must be committed to the Work-package for at
  61        least five man months per year.</dd>
  62
  63    <dt>Technical Contributors</dt>
  64    <dd>Technical Contributors are specialised
  65        staff provided by the partners. They could be either people active on
  66        a stable basis into a Work-package, or people who contribute from time
  67        to time on specific tasks related to the work-plan (external
  68        contributors).</dd>
  69
  70    <dt>Project Coordination Committee</dt>
  71    <dd>The PCC is chaired by the Project
  72        Manager and constituted by one representative from each Partner, and
  73        is the main decision body of the Consortium. It is in charge
  74        of all formal decisions regarding technical direction of the work,
  75        proper interrelation between Work-packages,
  76        relations with IST Office, policies for promotion of results,
  77        administrative arrangements. In view of minimising management overhead
  78        and project costs, partners providing the Project Manager,
  79        and the Work-packages Leaders are required to appoint the same
  80        person as their official representative in the Project
  81        Coordination Committee.</dd>
  82
  83    <dt>Project Exploitation Board</dt>
  84    <dd>The PEB will be chaired by the
  85        Project Exploitation Manager, and composed by the Exploitation
  86        Managers of each partner. It will monitor the state of the art in
  87        the domains of content-based information technologies, W3C activities,
  88        Web publishing, and digital libraries. It will be responsible for
  89        planning the dissemination and exploitation strategies for the
  90        consortium, to be approved by the PCC.</dd>
  91
  92    <dt>Work-package Teams</dt>
  93    <dd>They are constituted of the technical contributors.
  94        Each team will be chaired by a Work-package Leader, and it will be in
  95        charge of carrying out the technical work described in Section
  96        \ref{Workpackages}.</dd>
  97   </dl>
  98
  99   <h2>Decision Process</h2>
 100   <p>Decisions will normally be taken by seeking consensus. However,
 101      after a reasonable amount of time has been allowed to illustrate
 102      and defend of conflicting positions, in order to avoid deadlock
 103      in project operational progress, the approval of two-third majority
 104      of the partners will be sufficient. If the decision being taken
 105      is unacceptable
 106      to partners found in the minority positions, the resolution of the
 107      conflict will be elevated to each partner's higher executive level.
 108      If no resolution is possible, than the standard ``red flag'' procedure
 109      will be used, as a last resort. Either the PCC or the Project Manager
 110      can initiate the conflict resolution procedure.</p>
 111
 112   <h2>Information Flow</h2>
 113   <p>Information flow within the Project will be ensured by exchange of
 114      internal technical papers, notification of relevant new publications
 115      technologies or standards, and reports from external meetings.
 116      All technical documentation generated by the project should be
 117      exchangeable in electronic format, according to a set of guidelines
 118      to be agreed at project start-up. The project Manager will enforce
 119      adherence to these guidelines. Only strictly formal correspondence
 120      will be exchanged by ordinary mail and telefax. Urgent correspondence
 121      over e-mail will be sent with a request for explicit acknowledgement.</p>
 122   <p>The Coordinating Partner will be responsible to prepare and maintain
 123      a Web page of the project and a CVS repository (also available via Web).
 124      The CVS repository is meant to keep the trace of the overall
 125      progress of the Project, and it will be used by the PCC to monitor
 126      the state of advancement of the work. Each partner periodically
 127      submit reports to the prime contractor, listing all technical
 128      contributions, publications, meeting attendance and other information
 129      which may help in understanding the provided effort and cost figures.</p>
 130   <p>The Project will establish a high quality Web site for internal and
 131      external communications. It will be operational as from one month of
 132      the commencement date and will be maintained during the project duration.
 133      The ``members only'' area will include e.g. all private deliverables,
 134      progress and management reports, and cost statements. The open area will
 135      include
 136      the project presentation as defined in Appendix 2 of the ``Guidelines
 137      for Contract Preparation'' document, all public deliverables, and any
 138      relevant information suggested by the Project Exploitation Board.</p>
 139
 140   <h2>Quality Procedures</h2>
 141   <p>For all deliverables, the following review procedure
 142      will be adopted: release by the Work-Package Leader, two-week review
 143      period for comments by the PCC, two-week amendment period to incorporate
 144      PCC recommendations, one-week balloting period for approval by the
 145      PCC.</p>
 146
 147   <h2>Confidentiality and IPR handling</h2>
 148   <p>Matters related to Confidentiality and IPR handling will be defined
 149      in the ``Consortium Agreement''. As regards literature papers
 150      originated from work in the Project, there will be two
 151      categories of papers:</p>
 152   <ol>
 153    <li>Project Endorsed Publications, requiring notification and approval by
 154        the PCC.</li>
 155    <li>Project-related publications, only requiring notification to
 156        the PCC. They must contain an acknowledgement of support by the
 157        project Consortium and, if required by the PCC, a disclaimer that
 158        the views are not necessarily those of the Consortium.</li>
 159   </ol>
 160   <p>Concerning possible contributions to Standards, they will be
 161      directly submitted by project members.</p>
 162
 163  <br/>
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 165  <table width="550">
 166    <tr>
 167     <td>
 168      <a href="project-objectives.html" target="content"><img src="./../../images/PreviousArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Previous Page"/></a>
 169     </td>
 170     <td>
 171      <a href="proposal-index.html" target="content">Index</a>
 172     </td>
 173     <td>
 174      <a href="contribution.html" target="content"><img src="./../../images/NextArrow.gif" width="26" height="26" border="0" alt="Next Page"/></a>
 175     </td>
 176    </tr>
 177   </table>
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 179  </body>
 180 </html>