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   5 <html>
   6  <head>
   7    <title>Project Management</title>
   8  </head>
   9  <body>
  10   <h1>Project Management</h1>
  11   <p>The Project management will be assured by the following relevant
  12      roles:</p>
  13   <ol>
  14    <li>Project Manager</li>
  15    <li>Exploitation manager</li>
  16    <li>Work-package Leaders</li>
  17    <li>Technical Contributors</li>
  18   </ol>
  19   <p>and by the following Project Bodies:</p>
  20   <ol>
  21    <li>Project Coordination Committee (PCC)</li>
  22    <li>Project Exploitation Board</li>
  23    <li>Work-package Teams.</li>
  24   </ol>
  25   <dl>
  26    <dt>Project Manager</dt>
  27    <dd>The mandate of the Project Manager is
  28        to represent the Project, report to the Commission, monitor
  29        overall performance of the project, ensure accomplishment
  30        of the technical objectives, promote project visibility,
  31        promote dissemination of project results in the relevant international
  32        forums, promote acceptance of project results, administer
  33        project resources and monitor project spending.</dd>
  34
  35    <dt>Exploitation Manager</dt>
  36    <dd>S/he will be responsible for coordinating
  37        exploitation activities undertaken by the Project Exploitation Board
  38        (PEB) in close cooperation with the Project Coordination Committee
  39        (PCC).</dd>
  40
  41    <dt>Work-package Leaders</dt>
  42    <dd>They are responsible for the performance of
  43        Work-packages, and they must be committed to the Work-package for at
  44        least five man months per year.</dd>
  45
  46    <dt>Technical Contributors</dt>
  47    <dd>Technical Contributors are specialised
  48        staff provided by the partners. They could be either people active on
  49        a stable basis into a Work-package, or people who contribute from time
  50        to time on specific tasks related to the work-plan (external
  51        contributors).</dd>
  52
  53    <dt>Project Coordination Committee</dt>
  54    <dd>The PCC is chaired by the Project
  55        Manager and constituted by one representative from each Partner, and
  56        is the main decision body of the Consortium. It is in charge
  57        of all formal decisions regarding technical direction of the work,
  58        proper interrelation between Work-packages,
  59        relations with IST Office, policies for promotion of results,
  60        administrative arrangements. In view of minimising management overhead
  61        and project costs, partners providing the Project Manager,
  62        and the Work-packages Leaders are required to appoint the same
  63        person as their official representative in the Project
  64        Coordination Committee.</dd>
  65
  66    <dt>Project Exploitation Board</dt>
  67    <dd>The PEB will be chaired by the
  68        Project Exploitation Manager, and composed by the Exploitation
  69        Managers of each partner. It will monitor the state of the art in
  70        the domains of content-based information technologies, W3C activities,
  71        Web publishing, and digital libraries. It will be responsible for
  72        planning the dissemination and exploitation strategies for the
  73        consortium, to be approved by the PCC.</dd>
  74
  75    <dt>Work-package Teams</dt>
  76    <dd>They are constituted of the technical contributors.
  77        Each team will be chaired by a Work-package Leader, and it will be in
  78        charge of carrying out the technical work described in Section
  79        \ref{Workpackages}.</dd>
  80   </dl>
  81
  82   <h2>Decision Process</h2>
  83   <p>Decisions will normally be taken by seeking consensus. However,
  84      after a reasonable amount of time has been allowed to illustrate
  85      and defend of conflicting positions, in order to avoid deadlock
  86      in project operational progress, the approval of two-third majority
  87      of the partners will be sufficient. If the decision being taken
  88      is unacceptable
  89      to partners found in the minority positions, the resolution of the
  90      conflict will be elevated to each partner's higher executive level.
  91      If no resolution is possible, than the standard ``red flag'' procedure
  92      will be used, as a last resort. Either the PCC or the Project Manager
  93      can initiate the conflict resolution procedure.</p>
  94
  95   <h2>Information Flow</h2>
  96   <p>Information flow within the Project will be ensured by exchange of
  97      internal technical papers, notification of relevant new publications
  98      technologies or standards, and reports from external meetings.
  99      All technical documentation generated by the project should be
 100      exchangeable in electronic format, according to a set of guidelines
 101      to be agreed at project start-up. The project Manager will enforce
 102      adherence to these guidelines. Only strictly formal correspondence
 103      will be exchanged by ordinary mail and telefax. Urgent correspondence
 104      over e-mail will be sent with a request for explicit acknowledgement.</p>
 105   <p>The Coordinating Partner will be responsible to prepare and maintain
 106      a Web page of the project and a CVS repository (also available via Web).
 107      The CVS repository is meant to keep the trace of the overall
 108      progress of the Project, and it will be used by the PCC to monitor
 109      the state of advancement of the work. Each partner periodically
 110      submit reports to the prime contractor, listing all technical
 111      contributions, publications, meeting attendance and other information
 112      which may help in understanding the provided effort and cost figures.</p>
 113   <p>The Project will establish a high quality Web site for internal and
 114      external communications. It will be operational as from one month of
 115      the commencement date and will be maintained during the project duration.
 116      The ``members only'' area will include e.g. all private deliverables,
 117      progress and management reports, and cost statements. The open area will
 118      include
 119      the project presentation as defined in Appendix 2 of the ``Guidelines
 120      for Contract Preparation'' document, all public deliverables, and any
 121      relevant information suggested by the Project Exploitation Board.</p>
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 123   <h2>Quality Procedures</h2>
 124   <p>For all deliverables, the following review procedure
 125      will be adopted: release by the Work-Package Leader, two-week review
 126      period for comments by the PCC, two-week amendment period to incorporate
 127      PCC recommendations, one-week balloting period for approval by the
 128      PCC.</p>
 129
 130   <h2>Confidentiality and IPR handling</h2>
 131   <p>Matters related to Confidentiality and IPR handling will be defined
 132      in the ``Consortium Agreement''. As regards literature papers
 133      originated from work in the Project, there will be two
 134      categories of papers:</p>
 135   <ol>
 136    <li>Project Endorsed Publications, requiring notification and approval by
 137        the PCC.</li>
 138    <li>Project-related publications, only requiring notification to
 139        the PCC. They must contain an acknowledgement of support by the
 140        project Consortium and, if required by the PCC, a disclaimer that
 141        the views are not necessarily those of the Consortium.</li>
 142   </ol>
 143   <p>Concerning possible contributions to Standards, they will be
 144      directly submitted by project members.</p>
 145  </body>
 146 </html>